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内部审计实务指南第4号 —高校内部审计(2)
【发布时间:2012-05-02 00:00:00】 【阅读:4662 次】 【字体: 】 【打印】 【关闭

第三十一条 科研管理内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关人员、审阅科研档案、审查科研经费收支会计资料、研究分析科研管理制度、对科研管理流程进行穿行测试等方法对内部控制进行了解和测试。
  第三十二条 通过对科研管理内部控制的了解、记录和对科研管理内部控制的多项测试后,审计人员应在审计报告中对科研管理内部控制设计的健全性和是否有效运行做出评价,说明内部控制薄弱环节及风险因素,并提出改进措施。
  第五节 财务管理内部控制审计
  第三十三条 财务管理内部控制审计是内部审计机构为保证学校财务信息的真实可靠、资产资金安全完整、财务资源得到合理配置、提高资金使用效率效果、降低财务风险、保证学校遵守有关财经法规制度,而对学校财务管理内部控制系统的健全性和有效性进行分析、测试和评价的活动。本指南所述财务管理活动包括货币资金、预算、收入、支出、分配、投资、筹资。
  第三十四条 财务管理内部控制审计应获取的资料主要有:
  (一)学校制定的财务管理制度;
  (二)学校各类财经业务的流程设计;
  (三)学校的财务管理相关岗位设置、岗位职责及人员配备文件;
  (四)学校制定的与财经业务相关的授权审批制度;
  (五)学校预算资料及相关会计凭证、账簿、报表等;
  (六)会计核算信息系统的相关资料;
  (七)与经济决策有关的会议记录、纪要、形成的文件等;
  (八)学校签订的与财经业务相关的经济合同;
  (九)学校制定的财务风险控制措施、办法等;
  (十)学校制定的与财经业务相关的内部报告制度;
  (十一)其他有关资料。
  第三十五条 财务管理内部控制审计的内容主要有:
  (一)财务管理的控制环境
  1、学校是否有与学校发展规划相适应的中长期财务计划;
  2、学校是否设立了财经领导小组、预算管理委员会、收费立项审核委员会、收费标准审批领导小组、分配审查委员会等经济决策机构,是否有完善的议事和决策制度,各决策机构权限是否合理分散;
  3、学校是否设立健全的财务管理内部控制制度,制度运行是否有效;
  4、学校是否建立管理层约束监督机制,各部门财务负责人是否在其权限范围内执行职责;
  5、学校是否针对各类经济业务制定了完整的财务处理流程,并能让校内相关单位和人员知悉;
  6、学校所采用的会计电算化软件是否经过国家权威部门的认证,各类财务数据的安全能否得到保障,是否配备了一定资质的管理和维护人员;
  7、财务机构各类人员招聘是否履行相关程序,各财务人员是否具备规定的上岗资格,是否定期进行业务培训或后续教育;
  8、财务机构是否制定合理的业绩考核与激励机制;
  9、是否制定从业人员的职业道德规范,职业道德规范内容是否明确、切实可行,并是否得到有效执行。
  (二)财务管理的风险管理
  1、风险管理目标是否明确并切实可行 ;
  2、是否建立识别财务管理风险的适当机制;有无识别财务管理风险的适当办法;
  3、是否有适当层次的管理部门建立财务管理风险的评估机制;对财务管理风险的评估是否全面;是否对人事、控制程序等变化设立反应机制;
  4、是否及时进行风险管理;是否建立财务管理风险的控制机制,包括风险管理的预警机制、监控机制、应急措施等;各项风险管理机制是否有效执行。
  (三)财务管理的控制活动
  1、货币资金
  (1)学校是否建立货币资金业务的岗位责任制;是否制定了货币业务的不相容岗位相互分离、制约和监督的制度;是否对货币资金业务配备了合适的人员,并根据具体要求进行岗位轮换;
  (2)是否建立货币资金收支控制制度,该制度是否得到严格执行;
  (3)现金日记账是否如实序时逐笔登记,是否做到日清月结,现金日记账与总账余额是否相符,账实是否相符;
  (4)现金结算额度是否符合现金结算规定的标准;是否严格执行现金库存限额管理制度,将超过库存限额现金及时存入银行;现金收入是否及时入账,有无私设“小金库”;
  (5)库存现金保管地是否安全,是否仅由指定人员接触,是否进行定期或不定期清点,是否保存盘点记录;
  (6)银行存款日记账是否序时如实逐笔登记;银行存款日记账是否与总账余额相符;银行存款日记账与银行对账单是否定期及时核对,是否由出纳员以外的人员来执行;
  (7)学校是否严格遵守国家及相关部门关于银行账户管理制度;是否定期检查、清理银行账户的开立与使用情况;是否存在违规开立和使用银行账户的现象;是否存在出租、出借或转让银行账号的现象;是否存在以个人名义存放单位资金或为个人或其他单位提供信用的现象;
  (8)是否对银行对账单实行“双签”制度,即每月的银行对账单是否由财务处长审核签字后,再由审计机构负责人复核签字,并报经主管财务的校长或总会计师审签后与当月的会计凭证一同保存;
  (9)二级核算单位在银行或非金融机构开立的账户、账号以及有关会计资料,是否主动上交财务及审计部门备案;是否存在挪用公款、公款私存现象;
  (10)是否严格遵守银行结算纪律,学校签发支票的人员是否经过授权;学校是否存在签发无资金保障票据的现象;是否存在无真实交易票据;非金融机构签发的外来票据是否经仔细的审核验证后才接收;
  (11)学校是否集中统一管理全校的行政事业性收费票据和其他合法票据;是否建立明确的票据的购领、使用登记、背书转让、检查和核销等管理制度和程序;
  (12)行政事业性收费是否按规使用收费票据,是否与其他票据互相串用;对收费票据存根是否妥善保管;
  (13)票据的销毁是否经过校财务部门或其委托的票据管理机构核准;收费单位是否存在私自转让、转借或销毁收费票据现象;
  (14)学校是否设置票据登记簿正确登记票据,空白收据、发票是否有专人保管和登记,作废的收据和发票是否加盖“作废”戳记,并连同存根一并保存;收付款后,是否在收付款凭证及其所附原始凭证上加盖“收讫”、“付讫”戳记;每张付款凭证的制单、复核、审批、付款是否经有关人员盖章;
  (15)财务专用章、法人章是否由经授权的专人分开保管,个人名章是否授权他人保管;支付款项的全部印章是否分开保管。
  2、预算
  (1)预算编制、审批、执行、复核等岗位是否分离,各岗位之间职责、权限是否明确;
  (2)学校是否制定了预算授权批准制度,是否明确审批人、经办人的职责,审批人、经办人是否在授权范围内履行职责;
  (3)学校是否制定预算编制手册,预算编制是否符合学校发展战略、经营目标、投筹资计划和其它重大决议;预算编制是否坚持“量入为出,收支平衡”的原则;
  (4)学校是否建立了预算编报质询制度,即由预算编制单位向预算委员会、预算领导小组等专门机构就编报理由进行解释和答辩;
  (5)预算管理部门是否对各预算执行单位的预算方案进行严格审查,并将审核意见反馈给有关单位予以修正;
  (6)学校是否建立预算调整批准程序,是否按照所制定程序进行预算调整;即学校预算调整是否先由预算执行单位递交调整申请,再由学校预算管理部门对其进行审核,审核通过后,集中编制学校年度预算调整方案,提交学校预算决策机构审议批准执行;
  (7)学校预算管理部门是否根据预算编制单位调修正后的预算,编制出学校年度预算方案;学校年度预算是否及时提交学校预算审批领导小组等专门机构进行审批;预算经批准后,是否及时下达各预算执行单位执行;
  (8)学校是否建立预算执行责任制度,相关部门及人员的责权是否明确;
  (9)学校是否将各项收入纳入了学校预算管理,对补助收入、事业收入、经营收入、附属单位上缴款和其他收入等均纳入学校预算,实行统一管理、统一核算;是否建立相关措施和办法保证各项收入及时足够到位;
  (10)纳入学校预算的资金拨付,是否按照授权审批程序拨付;各预算支出项目是否按预算标准执行,是否存在擅自调整预算项目额度的现象;是否存在列支未纳入单位预算的支出项目或虽已纳入单位预算,但支付手续不健全、凭证不合规的支出项目;是否存在无预算、超预算的支出;
  (11)是否建立预算执行情况报告制度,及时掌握预算执行动态;即预算管理部门是否定期或不定期对预算执行单位的预算执行情况进行监控和分析,并将预算执行进度、执行差异及其对单位预算目标的影响、存在的问题和改进措施等报告给学校决策机构,并反馈给各预算执行单位;
  (12)是否建立预算执行结果质询制度,对预算执行结果和实际结果之间的重大差异进行解释和答辩;
  (13)学校是否建立预算执行情况分析考核制度,是否落实预算责任制,奖惩措施;预算管理部门是否在年度终了后,对预算执行单位进行考核;考核是否坚持了公开、公平、公正的原则,是否有完整的考核记录,考核结果是否是下年度预算的确定依据之一。
  3、收入
  (1)学校各项收费是否获得收费许可证,是否存在乱收费现象;各项收费是否“统一管理、统一核算”,是否严格执行相关收费标准;是否存在擅自扩大收费征收范围、提高征收标准的现象;特殊的收费项目是否经收费标准审批领导小组批准,并按标准收取;收费时是否出具由学校财务机构管理的合法收据;
  (2)集中收费项目是否集中办理;退费时审批、复核等手续是否齐全,收据是否收回;学校收费是否实行公示制度,建立收费透明制度,即将学校的收费项目、收费标准、收费资金的使用情况和投诉电话等向社会公示,主动接受学生、家长和社会的监督;
  (3)学生学费、宿费收入是否按照国家规定的收费项目和收费标准收费;收费收入是否按规定上缴财政专户或国库,实行“收支两条线”管理;对特殊学生的收费减免是否由指定部门审核,报学校审批后交财务管理部门备案;是否向学生收取各种押金;代收性收费项目是否实行专项管理;
  (4)学校是否制定科研经费分配管理制度,以实现科研经费在学校、项目人工费支出和其他支出之间合理分配;分配管理制度是否经过合理程序,决策机构集体决定;分配时是否通过审批,审批是否在授权范围内;科研项目是否按规进行验收或考核,结题后剩余经费是否在有效期限办理财务结题,是否按规定进行再次分配,如不进行分配,是否及时结转为事业发展经费或按项目合并;
  (5)对学校承接科技项目、开展科研协作、转让科技成果、进行科技咨询等收入是否建立相应管理制度,以控制收入进款额是否与服务合同金额相一致;
  (6)学校其他教学服务收费是否按照合规程序办理收费立项申请,是否经物价部门批准或备案,是否按照收费标准进行收费;
  (7)学校取得的捐赠收入、利息收入、固定资产出租转让收入及其他零星收入等是否合理、合法,是否符合国家相关规定;是否存在损害国家及学校利益的行为;
  (8)基层收款单位的收入款项是否及时足额按规定比例上缴学校统一管理,各单位是否存在截流、谎报收入、拖欠、以收抵支、公款私存、私设“账外账”、“小金库”等现象;收入分配制度是否合理;是否经学校相关决策机构审议通过;是否进行定期修正,以保证收入分配的合理、合规;
  (9)学校是否经常组织人员清查各基层单位的收入管理情况,并分析清查结果,编制清查报告;
  (10)学校是否建立了签署附属单位缴款任务书管理制度,以确定附属单位当年应缴款额或计提的比例;是否有专职人员负责对附属单位缴款情况进行监督检查和催缴;是否有职能部门对附属单位缴款情况进行监控,并于年末向学校最高决策层报告;
  (11)校办企业是否及时、足额按规定比例上缴利润;
  (12)学校签订的与取得收入有关的经济合同是否符合相关法规和学校有关规定;是否经单位负责人、学校主管部门及学校领导审批;签订的合同是否有专人登记、保管、归档;
  (13)收入科目设置是否合理,核算是否准确;收入的款项是否及时入账;“应缴财政专户”核算的款项,其上缴与返还是否履行完备手续;应收未收的款项是否设置了登记簿进行记录。
  4、支出
  (1)学校是否建立了资金支付的分层授权审批制度;各项支出是否由指定人员审批;审批人是否在授权范围审批,经办人是否在职责范围内办理业务;对于超出会计人员审核权限范围的,是否报经授权的人员审批;货币资金支付业务是否经过申请、审批、复核程序,支付业务的全过程是否进行恰当分工,是否存在一个人办理支付业务全过程的现象;
  (2)对于大额资金的流动,以及非常规资金支付业务(如借出款、为外单位垫款、超预算付款等),是否建立集体讨论决策制度;即先由学校财务机构对其真实性、合理性、合法性进行审查,并根据校内用款部门的书面申请提出初步意见,报校财经领导小组等决策机构审查、讨论和决策;财务机构是否依据决策办理;是否建立责任追究制度;
  (3)是否根据实有人数和规定标准发放工资、津贴、补贴和抚恤救济费等;是否取得由本人签字或有法律效力的证明凭证;是否存在擅自增加人数和任意改变标准的现象;
  (4)学校每月是否按规定标准和实有人数计提社会保障费、职工福利费和工会经费等;
  (5)学校是否建立了报销审核制度;各项费用是否都取得了合法的原始凭证,手续是否完备;是否按照审核报销制度和相应的支出标准列支;费用报销时是否有相关的审批人签字;超过支出标准的,是否经相应主管部门审批;是否存在以领代报、以拨代支等现象;
  (6)专项资金(如“985工程”、“211工程”、高校修购等)是否严格按照专项资金有关管理办法和教育部、财政部批准的预算和项目执行,是否实行专款专用、按项核算;是否存在违规挤占、挪用等现象,其中必须实行政府采购或公开招投标的项目或内容,是否按有关规定和程序执行;管理层是否对资金使用的合法性、合理性和有效性实施全面监督,是否及时、准确地反映项目执行情况;
  (7)学校有关部门是否对重大支出项目的支出效果进行效益评价,并向学校决策层提交评价报告;
  (8)暂付款是否由专人进行管理;是否建立暂付款卡片;是否正确记录暂付款的单位、日期、借款期限、借款用途及借款人;是否定期、及时对暂付款进行催收、处理;
  (9)支出科目设置是否合理;是否准确划分各项支出的界限;是否按规定填写年度决算报表各支出项目,是否存在人员支出占用公用支出等违规现象。
  5、分配
  (1)是否按照规定的程序、方法对学校结余合理进行结转、分配;事业结余是否全额转入事业基金;经营结余是否单独反映,经营结余是否按照规定弥补以前年度亏损、提取有关专用基金后,将结余转入事业基金;专项基金是否如实结转;
  (2)是否制定各项基金提取比例标准;是否按照规定比例提取各项基金;
  (3)是否制定各项基金管理制度;是否存在收入、支出直接增加、减少事业基金的现象;是否存在将专用基金占用、挪用等违规现象。
  6、投资
  (1)学校对外投资业务岗位设置是否科学、合理,是否存在不相容职务混岗现象,人员配备是否合理;
  (2)学校是否建立对外投资业务授权批准制度,是否存在越权行为;是否建立责任追究制度;
  (3)学校对外投资(包括对校办产业投资)是否经过严格、科学的可行性论证和专家评议,经学校财经领导小组等决策机构集体讨论决策,并指定责任部门和责任人对投资项目进行管理;
  (4)学校是否建立对外投资执行控制制度,实际投资内容与发生额是否与批准文件、投资协议等相吻合;是否对投资项目进行跟踪管理,是否定期或不定期与被投资单位核对投资项目,进行对外投资质量分析;对外投资实施方案变更时,是否经学校财经领导小组等决策机构审查批准;
  (5)学校是否存在进行股票和风险性债券投资的违规行为;
  (6)是否存在将国家拨款、上级补助或者维持事业正常发展、保证完成事业任务的资产转作投资使用的违规行为;是否按照国家有关规定的程序对非经营性资产转经营性资产进行报批;
  (7)对校办产业的投资手续是否齐全,是否制定了投资项目管理制度和办法,是否定期对校办产业的经营状况、运营风险、管理情况等进行评价;
  (8)投资是否按形式分类列示,是否同时反映了因发生投资活动而导致的资产用途的改变;
  (9)学校是否有专门的组织或人员负责对其他对外投资收益核算及监控;年末是否有对各项其他对外投资项目收益情况的监控报告;是否定期清查各项对外投资,是否建立及时有效的控制措施处理经营不善、管理混乱、出现亏损等情况的投资项目;是否及时将投资收益纳入单位统一管理与核算;
  (10)对外投资的处置(收获、转让、核销等)是否经过集体决策,是否符合授权批准程序,投资资产的处置是否真实、合法,完整,对外转让时资产是否经过有关机构和专家合理确认价格。
  7、筹资
  (1)学校是否建立筹资业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责与权限,是否存在由同一部门或个人办理筹资业务全过程的现象;办理筹资业务的人员是否胜任合格;
  (2)筹资方案是否符合筹资预算的要求;筹资业务是否建立授权批准制度,明确授权批准方式、程序和相关控制措施;是否存在越权审批现象;
  (3)筹资业务是否经过财经领导小组等机构集体决策;是否建立筹资决策责任追究制度,并定期或不定期进行检查。
  (4)筹资合同是否按照规定程序签订;重大筹资合同的订立是否征询了法律顾问和专家的意见,筹资合同的变更是否按照原授权审批程序进行;单位是否对筹资合同的合法、合规、完整性进行审核;
  (5)是否按照批准的筹资方案办理筹资业务;单位是否及时取得筹资资产,对取得的非货币资产是否合理确认价格;是否合规支付筹资费用;
  (6)学校贷款是否有可行性研究报告和明确的使用方向;是否有明确的贷款额和贷款期限;是否制订了举借计划,是否签订了借款合同;
  (7)学校是否建立了贷款还款计划和偿债应急计划;是否按合同规定还本付息;
  (8)贷款资金是否按计划或方案使用,是否做到专款专用;是否存在超标准,超计划使用资金的现象;是否存在将贷款资金用于对外投资(含对校办产业投资)、科技开发、捐赠、支付罚没款项及平衡预算抵补日常经费开支不足等违反高等学校贷款资金使用方向相关规定的行为;
  (9)大额贷款项目是否报主管部门备案,即将所有贷款余额达到本校近三年平均总收入10%的贷款项目的可行性研究报告、分年度贷款额度方案、具体还贷计划和措施等相关材料报送主管部门备案;
  (10)学校是否存在为其他单位(包括校办企业)或个人的经济活动提供担保的违法行为。
  (四)财务管理的信息与沟通
  1、重大决策是否形成会议记录,会议记录是否完整;
  2、各项制度及签订的各项协议是否装订成册,是否根据情况变化及时进行修订;
  3、财务信息的获取是否及时、完整,财务信息的编制是否规范、恰当、真实;
  4、是否建立信息数据库,信息录入流程是否清晰,修改是否得到授权,对有关信息的接触是否制订了限制规定;是否按照有关规定和程序进行信息公开;
  5、信息系统是否定期形成一定的报表,报表内容的设计是否合理,是否将上述报表报送相关人员,是否对反馈意见及时妥善处理。
  (五)财务管理的监督
  1、是否对各财务管理情况定期进行自我评估、自我调整;评估的内容是否全面、充分并突出重点,评估的目标是否着眼于内容控制体系的健全、有效;
  2、是否根据评估结果对相关内容加以改进,并对改进的内容进一步评估,在评估的基础上进一步改进,形成一种良性循环机制;
  3、是否对相关部门的检查处理意见及时落实到位;
  4、财务机构管理层对资金管理的关键岗位和薄弱环节是否实施稽核,并组织定期、不定期或突击式的抽查、检查。
  第三十六条 财务管理内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关财务人员、审查会计资料、查阅决策文件、研究分析财务管理制度、对财务管理流程进行穿行测试等方法对财务管理内部控制进行了解和测试。
  第三十七条 通过对财务管理内部控制的了解、记录和对财务管理内部控制的多项测试后,审计人员应在审计报告中对财务管理内部控制设计的健全性和是否有效运行作出评价,说明内部控制薄弱环节及风险因素,并提出改进措施。
  第六节 房产管理内部控制审计
  第三十八条 房产管理内部控制审计是指内部审计机构为保证学校房产资产信息的真实可靠、资产安全完整、房产资源得到合理有效配置、降低单位房产管理风险、保证学校遵守房产管理活动相关法律法规,而对单位房产管理内部控制体系的健全性和有效性进行的分析、测试和评价活动。本指南所指的房产指对单位有实际控制权的所有房产以及管理的房产。
  第三十九条 房产管理内部控制审计应获取的资料主要有:
  (一)房产建设发展规划;
  (二)房产管理机构及相关单位的部门职责、岗位职责及工作手册;
  (三)各类房产管理法律法规及相关制度文件;
  (四)房产管理数据库资料;
  (五)房产经费收支报表、会计账簿及会计凭证等会计资料;
  (六)房产出租协议及修缮合同;
  (七)其他有关资料。
  第四十条 房产管理内部控制审计的内容主要有:
  (一)房产管理的控制环境
  1、单位是否有明确的房产建设发展规划或目标,并有具体可行的操作计划;
  2、房产管理制度建设是否健全,是否根据情况变化及时进行修改;
  3、房产管理部门职责是否明确,与单位其他部门之间的职责划分是否合理;
  4、房产管理内部岗位设置是否合理,岗位职责是否明确;
  5、是否针对不同的房产管理业务活动制定了完整的业务流程,并为各部门及其员工所熟知;
  6、人员招聘是否履行相关程序,对员工是否定期进行培训,及时更新和拓展知识结构,提高其房产管理能力;是否建立明确的奖罚激励机制;
  7、是否制定从业人员的职业道德规范,职业道德规范内容是否明确、切实可行,并是否得到有效执行。
  (二)房产管理的风险管理
  1、风险管理目标是否明确并切实可行;
  2、是否建立识别房产管理风险的适当机制;
  3、是否有适当层次的管理部门建立房产管理风险的评估机制;对房产管理风险的评估是否全面;是否对人事、控制程序等变化设立反应机制;
  4、是否及时进行风险管理;是否建立房产管理风险的控制机制,包括风险管理的预警机制、监控机制、应急措施等,比如是否有应对房产紧张的有效办法、是否有房产安全管理措施、是否对特殊房产进行投保等;各项风险管理机制是否有效。
  (三)房产管理的控制活动
  1、取得与验收
  (1)学校是否设立专门的房产管理部门进行房产管理,是否建立岗位责任制,明确各部门和岗位的职责与权限,是否存在不相容职务混岗的现象;
  (2)是否建立授权批准制度,在办理房产资产取得、验收、日常管理和处置的程序中是否严格遵守审批程序和相关规章制度,是否存在越权审批行为;
  (3)是否根据学校总体规划要求取得房产,取得房产程序是否合规;
  (4)自建房产在征地过程中是否符合相关规定,是否经过相关决策机构集体决策;土地开发费用等支出是否经过规定程序批准支付;自建房产过程中资金、质量等控制是否符合工程项目全过程审计的有关规定;
  (5)购置房产是否经决策机构集体决策,购置房产是否通过合规程序;是否及时办理产权证;是否经过相关机构进行价格评估;是否进行风险评估;
  (6)是否存在擅自修建、改造房产现象;
  (7)房产是否及时验收,填制交接单,验收时是否成立验收小组,小组的组成人员是否合理,是否根据工程设计施工图纸进行验收;
  (8)验收中存在的问题是否明确责任并得到及时处理;
  (9)验收结束后是否有验收结果报告,结果报告上的签名是否完备,结果报告是否作来房产管理档案进行保存;
  (10)验收结束后是否及时办理房产产权和土地使用权证;产权证和土地使用权证是否作为房产管理档案进行保存;是否及时将验收资料交房产数据管理人员,是否将及时进行更新和维护;是否根据有关规定按照不同使用用途建立房产固定资产卡片。
  2、日常管理
  (1)是否设立专门部门或人员负责房产的记录、分配使用、保管、维修、处置;房产管理部门是否有明确的职责范围及批准程序;是否存在越权行为;
  (2)是否制定了各类房产的使用分配标准及程序,如有量化的使用分配指标是否严格按量化的指标进行分配;
  (3)是否制订房产调配使用制度,调配使用是否经专门的部门或机构审批,调配使用程序是否得到有效执行;
  (4)是否制订完善的各类房产管理细则,制度是否有效执行;
  (5)学校是否定期检查分配给各单位房产的使用情况,并进行不定期抽查;其他单位是否擅自进行房屋调配,是否擅自改变公房结构和使用性质,是否转让或出租,是否将公房作为资产进行投资、入股、抵押;
  (6)房产管理部门是否对分配出去而闲置的房产规定处理方法;是否制定违规占房的处理条款;
  (7)是否制订房产出租、出借制度及审批程序;出租、出借房产,是否经授权部门或人员按审批程序办理,是否签订出租、出借合同;合同是否明确资产出租、出借期间的修缮保养、税赋缴纳、租金及运杂费的收付、归还期限等事项;特殊情况是否经专门部门或机构审批,如有授权内容,是否在授权范围内进行处理;
  (8)是否制订了房产盘点制度,是否定期或不定期的对单位房产进行清理、盘点,了解房产资产的变动情况;盘点小组的组成人员是否合理,是否有明确的盘点计划和盘点程序,盘点结束是否提供盘点报告,盘点报告是否送达给适当的管理层,对盘盈盘亏是否分清责任并及时进行处理;
  (9)是否制订房产管理责任追究制度,责任界定内容是否明确,事故原因是否及时查明并处理相关责任人,事故处理报告是否已上报适当管理层;
  (10)房产产权证与土地使用权证是否设置专人进行管理,房产产权及土地使用权的任何变动是否及时进行了变更登记;
  (11)是否制订房产维护保养制度,防止因各种自然和人为的因素而遭受损失,以延长其使用寿命;
  (12)重大修缮施工单位的选择是否符合招投标文件的有关规定,修缮工程完工后是否组织相关部门进行验收并采取一定的质保措施;
  (13)是否提供年度房产报告,年度报告是否已提供给适当管理层,年度报告的内容反应是否全面,所涉及问题是否得到及时解决。
  3、处置
  (1)对拟出售的房产,学校是否经过财经领导小组等决策机构审核批准;出售依据是否充分,处置方式是否适当,处置价格是否合理,是否符合国家有关政策,保护资产的安全完整;
  (2)投资转出的房产,是否经决策部门审核批准,是否对其价格进行评估,分析其效益,是否按照对外投资有关规定进行控制;
  (3)对需改建的房产,改建是否符合学校总体规划要求,是否经相关规定批准,是否存在擅自改建等违规行为;
  (4)处置的房产是否及时更新房产数据,相关财务信息资料是否完备。
  4、房产经费管理
  (1)房产修缮经费是否实行预算制度,对实际支出与预算之间有差异或未列入预算的特殊项目,是否采用特别的审批手续;
  (2)修缮经费的支付是否按修缮合同的规定付款,修缮工程结束经验收后是否预留一定的工程质保金;是否对大额维修费用进行评估和经单位负责人或其授权人员批准实施,维修保养费用是否纳入单位预算,并在经批准的预算额度内执行;
  (3)修缮经费是否存在长期未执行情况,修缮经费的预算制订是否合理;
  (4)各类房产的出租收入是否足额收取并纳入单位统一核算与管理,房租收入汇总表是否经过复核,复核错误是否查明原因并及时进行更正;
  (5)房产处置是否符合国家有关政策,货币性房产处置收入是否全部及时纳入单位统一核算与管理,有无长期挂账现象;非货币性房产处置是否合规,取得的各类房产是否纳入房产管理信息系统进行统一核算与管理;
  (6)是否对占房行为进行罚款,罚款是否符合有关政策,罚款收入是否纳入统一核算与管理。
  (四)房产管理的信息与沟通
  1、重大决策是否形成会议记录,会议记录是否完整;
  2、各项制度及签订的各项协议是否装订成册,是否根据情况变化及时进行修订;
  3、是否已建立房产管理信息系统,系统数据是否能满足管理层的需要,信息录入流程是否清晰;
  4、是否定期或不定期对系统资料(如房产数量、金额、分布及使用状况)进行检查、分析、研究和汇总,是否按有关规定如期、准确上报各类统计数据,并及时处理反馈意见,是否按照有关规定和程序进行信息公开;
  5、系统数据是否及时更新,更新是否有相关资料进行支持,数据的接触与修改是否经过适当授权与批准,是否定期与财务部门的记录进行核对。
  (五)房产管理的监督
  1、房产管理部门和各部门对房产的使用情况是否定期进行自我评估、自我调整;评估的内容是否全面、充分并突出重点,评估的目标是否着眼于内容控制体系的健全、有效;
  2、是否根据评估结果对相关内容加以改进,并对改进的内容进一步评估,在评估的基础上进一步改进,形成一种良性循环机制;
  3、房产管理部门是否定期或不定期对各单位房产管理情况进行检查、评估、考核;
  4、各部门是否对房产管理部门、财务部门等部门的检查处理意见及时落实到位。
  第四十一条 房产管理内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关人员、审阅房产档案、审查房产修缮经费收支会计资料、研究分析房产管理制度、对房产管理流程进行穿行测试等方法对内部控制进行了解和测试。
  第四十二条 通过对房产管理内部控制的了解、记录和对房产管理内部控制的多项测试后,审计人员应在审计报告中对房产管理内部控制设计的健全性和是否有效运行作出评价,说明内部控制薄弱环节及风险因素,并提出改进措施。
  第七节 设备管理内部控制审计
  第四十三条 设备管理内部控制审计是指内部审计机构为保证学校设备信息的真实可靠、资产安全完整、设备资源得到合理有效配置、降低单位设备管理风险、保证学校遵守设备管理相关法律法规,而对单位设备管理内部控制体系的健全性和有效性进行的分析、测试和评价活动。
  第四十四条 设备管理内部控制审计应获取的资料主要有:
  (一)设备建设发展规划;
  (二)设备管理机构及相关单位的部门职责、岗位职责及工作手册;
  (三)各类设备管理法律法规及相关制度文件;
  (四)设备管理数据库资料;
  (五)设备经费收支报表、会计账簿及会计凭证等会计资料;
  (六)设备采购合同和出租协议;
  (七)其他有关资料。
  第四十五条 设备管理内部控制审计的内容主要有:
  (一)设备管理的控制环境
  1、单位是否有明确的设备建设发展规划或目标,并有具体可行的操作计划;
  2、设备管理制度建设是否健全,是否根据情况变化及时进行修改;
  3、是否针对不同的设备管理业务活动制定了完整的业务流程,并为校内各单位所熟知;
  4、设备管理部门职责是否明确,与单位其他部门之间的职责划分是否合理;
  5、设备管理内部岗位设置是否合理,是否配备具有一定专业技术的合格人员,岗位职责是否明确;
  6、人员招聘是否履行相关程序,对员工是否定期进行培训,及时更新和拓展知识结构,提高其设备管理能力;
  7、是否定期对设备管理情况进行考核,并将考核结果进行公布,是否对使用和管理情况制定合理的奖惩制度;
  8、是否制定从业人员的职业道德规范,职业道德规范内容是否明确、切实可行,并是否得到有效执行。
  (二)设备管理的风险管理
  1、风险管理目标是否明确并切实可行;
  2、是否建立识别设备管理风险的适当机制;
  3、是否有适当层次的管理部门建立设备管理风险的评估机制;对设备管理风险的评估是否全面;是否对人事、控制程序等变化设立反应机制;
  4、是否及时进行风险管理;是否建立设备管理风险的控制机制,包括风险管理的预警机制、监控机制、应急措施等,比如是否对重大设备进行投保、是否建立设备丢失损坏赔偿办法,对责任事故追求责任、是否制定合理的赔偿制度等; 各项风险管理机制是否有效。
  (三)设备管理的控制活动
  1、取得与验收
  (1)学校是否设立专门的设备管理部门进行设备管理,是否建立设备申请、审批、购置、验收、使用、保养、维修等管理制度,是否明确各部门和个人的职责权限;
  (2)学校是否根据教育事业和学科的发展规划,制定设备的购置方案;
  (3)国内购置设备时是否通过相应的审批程序,其中大型仪器设备的采购是否进行可行性论证报告,是否组织相关学科专家和有关人员进行论证,并报相关负责人或部门审批或评审;是否合理选择供应商,对符合招标范围的仪器设备采购是否按规定程序进行招、投标采购;
  (4)国外购置设备时是否按照金额进行分级论证;是否按规定进行招标采购等竞争性谈判采购;是否按国家规定,通过国家有关审批部门的进口批准;对带有放射性源的设备是否到学校环境保护部门办理相关手续,并经主管部门批准后办理进口审批手续;外贸合同是否经学校规定的有效部门委托合法的对外贸易经营权法人或组织签订;采购免税的科教用品是否按规定进行免税申报;属国家法定检验范围内的科教用品,是否按国家有关规定报国家商品检验检疫机构报验;
  (5)根据不同专项资金(“211”工程和“985”工程等)购置设备时,是否严格执行相应的专项资金设备购置管理办法;
  (6)接受赠送的仪器是否有正式书面的赠送函,捐赠设备的接收流程是否明确,是否经学校有关部门和领导审核批准,是否及时建账、建卡;
  (7)其他方式取得的设备(自建、调拨等)是否及时建账、建卡,是否及时办理相关手续;
  (8)设备验收时是否成立验收小组,小组的组成人员是否合理,是否根据采购合同进行验收,如属于技术性很强的设备进行验收,验收小组成员中是否包括技术专家;
  (9)学校采购仪器设备是否在索赔期完成验收工作,不合格的是否及时提出索赔报告或退货处理;
  (10)验收结束后是否出具验收结果报告,验收小组成员是否在结果报告上的签名,结果报告是否与采购发票一起作为财务人员处理的依据;
  (11)验收结束后是否及时做好文件归档,是否将验收资料交设备数据库管理人员及时更新设备管理数据库,是否及时建卡、入账;放射性源的仪器设备是否将相关资料向学校环境保护办公室备案。
  2、日常管理
  (1)是否对设备的记录、保管、维修、调拨等日常管理根据不同类设备制订管理制度;各部门是否有专门人员负责设备的日常管理;学校设备管理部门是否对设备日常管理起督促作用,是否在权限范围内进行日常管理;
  (2)是否制订设备责任追究制度,事故原因是否及时查明并分清责任后进行处理,事故结果报告是否上报适当管理层;
  (3)是否建立设备使用登记制度,是否根据使用登记资料提供年度设备使用情况报告,对利用率低的设备是否进行了原因分析,并提出了切实可行的改进措施;
  (4)是否制订大型设备开放测试管理办法,开放测试的设备范围是否经过审批,是否采取措施保证开放测试的设备处于最佳使用状态;
  (5)设备对外开放服务是否按学校规定统一收费;
  (6)是否存在闲置浪费、公物私化、私自转让、丢弃等行为;设备拆改或分解使用,是否经过有关程序审批;
  (7)离退休的教学、科研人员,因科研项目仍需继续使用仪器设备的,是否经过相应审批程序批准;
  (8)免税进口的设备,是否在海关监管期内存在挪作它用、转移监管地点、擅自转让等违规行为;
  (9)是否制订设备盘点制度,是否定期或不定期对单位设备进行盘点,盘点小组的组成人员是否合理,是否有明确的盘点计划和盘点程序,盘点结束是否提供盘点报告,盘点报告是否送达给适当的管理层,对盘盈盘亏是否分清责任并及时进行处理;
  (10)设备借用(校内、外)是否经相关部门的批准,并办理借用手续;其中免税进口的仪器设备借用,是否向海关办理相关手续;借出的仪器设备如出现损坏、遗失等问题,是否按规定获得赔偿;借出后设备管理数据库是否及时更新;
  (11)设备调拨(校内、外)是否按规定经相关部门或负责人批准后办理调拨手续,调拨手续是否完善合规,校内各单位的调拨是否及时办理过户手续,向校外调拨设备是否经过设备管理部门批准;免税进口仪器设备的对外调拨,是否经设备管理部门批准后并向海关申请监管变更或办理补交税款等手续。校内、外设备的有价调拨是否及时办理财务手续,数据库数据是否及时更新;
  (12)对多余或积压的仪器设备是否按程序及时进行处理;
  (13)是否制订设备维护保养制度,防止因各种自然和人为的因素而遭受损失,以延长其使用寿命;是否按照国家技术监督局有关规定,定期对仪器设备的性能、指标进行校检和标定,对精度和性能降低的设备是否及时进行修复;
  (14)对于需维修的设备是否及时进行维修,是否存在处于保修期的设备故意拖延至保修期外进行维修;
  (15)设备在维修前损坏原因是否查明,是否已追究相关人员责任;
  (16)维修单位是否具有相关资质,是否存在选择不具有维修资质的单位进行维修,无法完成维修任务情况。
  3、处置
  (1)对技术落后、损坏、无零配件或维修费过高等原因需降档或报废的仪器设备,是否及时做降档或报废处理;
  (2)设备报损、报废是否按照金额、类别的不同制定相应制度,是否经过审批程序,即由设备所属单位提交报废申请,学校设备管理部门组织有关专家审议,提出技术鉴定报告和意见,其中重大设备的处置是否报上级领导审批;审批程序是否存在越权现象;是否有单位或个人自行处置设备;
  (3)报废的仪器设备如系带有放射性同位素的含源装置或射线装置,是否到环境保护办公室及辐射防护办公室办理相关手续;免税进口仪器设备在报废前是否办理撤除海关监管手续;
  (4)大批设备的处置是否采用招投标等竞争性谈判方式进行处理。
  4、设备经费管理
  (1)设备修理经费是否实行预算制度,对实际支出与预算之间有差异或未列入预算的特殊项目,是否采用特别的审批手续;
  (2)修理经费是否存在长期未执行情况,修理经费的预算制订是否合理;
  (3)修理经费的使用是否经过审批,是否存在处于保修期的设备故意拖延至保修期外进行维修,以支付修理现象;
  (4)开放测试项目是否按已审批的标准进行足额收费,收取的费用是否全部纳入单位统一核算与管理,减免收费是否报经相关部门审批;
  (5)设备进行处置时,处置人、收款人与开票人员是否分离,处置收入是否全部纳入单位进行统一核算与管理;
  (6)因赔偿获取的经费是否用于补偿仪器设备损坏、遗失,是否纳入账内统一核算。
  (7)报废仪器设备收回的残值,是否返回规定部门,是否纳入学校年度设备经费
  (四)设备管理的信息与沟通
  1、重大决策是否形成会议记录,会议记录是否完整;
  2、各项制度及签订的各项协议是否装订成册,是否根据情况变化及时进行修订;
  3、是否建立设备管理信息系统,系统数据录入是否真实、完整;是否建立技术档案,登记设备使用、维修等情况;
  4、是否定期或不定期对系统资料(如设备的种类、数量、金额、分布及使用状况)进行检查、分析、研究和汇总,是否按有关规定如期、准确上报各类统计数据,并对反馈意见及时进行处理,是否按照有关规定和程序进行信息公开;
  5、系统数据是否及时更新,更新是否有相关资料进行支持,数据的接触与修改是否经过适当授权与批准,是否定期与财务部门的记录进行核对。
  (五)设备管理的监督
  1、设备管理部门和各部门对设备的使用情况是否定期进行自我评估、自我调整;评估的内容是否全面、充分并突出重点,评估的目标是否着眼于内容控制体系的健全、有效;
  2、是否根据评估结果对相关内容加以改进,并对改进的内容进一步评估,在评估的基础上进一步改进,形成一种良性循环机制;
  3、设备管理部门是否定期或不定期对各单位房地产管理情况进行检查、评估、考核;
  4、各部门是否对设备管理部门、财务部门等部门的检查处理意见及时落实到位。
  第四十六条 设备管理内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关人员、审阅设备档案、审查设备经费收支会计资料、研究分析设备管理制度、对设备管理流程进行穿行测试等方法对内部控制进行了解和测试。
  第四十七条 通过对设备管理内部控制的了解、记录和对设备管理内部控制的多项测试后,审计人员应在审计报告中对设备管理内部控制设计的健全性和是否有效运行作出评价,说明内部控制薄弱环节及风险因素,并提出改进措施。
  第八节 物资采购管理内部控制审计
  第四十八条 物资采购内部控制审计是指内部审计机构为保证本单位物资采购信息的可靠透明、资金的安全完整、物资采购资源得到合理有效配置、降低单位物资采购风险、保证遵守物资采购活动相关法律法规,而对单位物资采购内部控制体系的健全性和有效性进行的分析、测试和评价活动。物资采购包括设备采购、图书采购、药品采购等大宗物资采购,但不包括对建设工程等服务采购。
  第四十九条 物资采购内部控制审计应获取的资料主要有:
  (一)物资采购管理机构及相关单位的部门职责、岗位职责及工作手册;
  (二)各类物资采购管理法律法规及相关制度文件;
  (三)物资采购申请表、物资采购招标文件、大型设备采购论证文件;
  (四)物资采购经费收支报表、会计账簿及会计凭证等会计资料;
  (五)物资采购合同;
  (六)其他有关资料。
  第五十条 物资采购内部控制审计的内容主要有:
  (一)物资采购的控制环境
  1、管理部门是否建立物资采购管理制度,是否根据情况变化及时进行修改;
  2、物资采购管理部门职责是否明确,与单位其他部门之间的职责划分是否合理;
  3、物资采购内部岗位设置是否合理,是否对关键岗位进行分工,岗位职责是否明确;
  4、是否针对不同的物资采购活动制定了完整的业务流程,并为单位员工所熟知;
  5、人员招聘是否履行相关程序,是否定期组织员工培训,提高其道德素质和专业能力,是否对员工进行定期考核,是否制定明确的奖罚制度;
  6、是否制定从业人员的职业道德规范,职业道德规范内容是否明确、切实可行,并是否得到有效执行。
  (二)物资采购的风险管理
  1、风险管理目标是否明确并切实可行;
  2、是否建立识别物质采购管理风险的适当机制;
  3、是否有适当层次的管理部门建立物质采购管理风险的评估机制;对物质采购管理风险的评估是否全面;是否对人事、控制程序等变化设立反应机制;
  4、是否及时进行风险管理;是否建立物质采购管理风险的控制机制,包括风险管理的预警机制、监控机制、应急措施等,比如是否对重大设备进行投保、是否建立设备丢失损坏赔偿办法,对责任事故;各项风险管理机制是否有效。
  5、风险管理机制是否包括对物质采购流程的监控,比如是否审核供应商资质,是否评估供应商信誉、资质和财务状况,是否对供应商生产产品进行质量检验,是否检查采购人员素质,是否对采购活动流程设计监督机制,是否对采购物质进行验收,验收单的价格和数量是否与采购单一致,付款手续是否健全;
  6、是否设计应急计划回避、降低、防范物资积压和短缺等情况;是否设立了备选供货商团队。
  (三)物资采购的控制活动
  1、物资采购计划
  (1)采购计划的编制是否符合单位需求,采购申请所要求的技术指标是否明确,是否有采购经费予以保障;采购申请表是否有库管人员的签字,是否已考虑到单位实际库存量状况;
  (2)各部门负责人是否按职责分工和授权范围对提交的采购申请进行分类初审,对口把关;
  (3)对不符合规定的采购申请,有无要求请购部门或人员调整采购内容或拒绝批准其采购申请;对于紧急采购情况,是否在规定日期内补办相关手续;
  (4)对于重要的和技术性较强的物资采购,是否组织专家进行论证,实行集体决策和审批;
  (5)大型仪器设备采购计划中所要求的配套设施是否符合设备需要,并已准备到位;
  (6)采购计划所列的价格和物质数量是否合理;
  (7)是否按要求进行招标采购,招标过程是否公平、公开、公正;是否建立供应商评价小组,小组人员组成是否合理,是否经集体决策择选供货商名单;是否定期调查和复核供货商名单。
  2、物质采购申报价格
  (1)是否按照规定程序进行价格申报,是否根据不同的物资采购方式确定申报价;申报价是否高估虚报;申报价格是否经过合理程序进程核定;
  (2)申报单中所列物资品种是否在采购计划范围内,是否列入采购预算;是否存在随意压价而忽视物资质量的现象。
  3、物资采购合同
  (1)供货商是否具有签约资格;
  (2)合同的签订程序是否合规,市场调查阶段是否按“货比三家”的原则进行市场调查,是否取得供货商完整的档案资料以确认供货商的信誉和履约能力,参予业务谈判的代表的业务能力和技术水平是否具备,是否由两人以上参与谈判,合同变更、解除或终止的理由是否充分,是否签署了书面变更协议并履行了审批手续,对于已发现的将严重损害组织利益的已签署合同,是否及时采取了纠正措施;
  (3)合同内容是否得到全面、严格的履行,有无合同违约,如对方违约,是否及时组织索赔,如本单位违约,是否追究相关人员的责任;
  (4)有无专门合同管理机构,合同的归档和保管是否完整,是否包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同评审表及其他合同附件。
  4、物资采购计划执行
  (1)是否按采购计划、采购申请单确定的采购方式和供货商进行采购;对基建工程和设备、教材、图书等大宗物资的采购,是否按规定实行政府采购或公开招标;
  (2)是否设置有独立的部门或人员进行采购验收,是否制定适当措施防止采购人员、质检人员与保管人员串通舞弊;是否存在验收不严造成以好充次等现象;验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行;验收是否签署顺序编号的验收报告;
  (3)是否严格按照合同规定进行验收,超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当批准;逾期未交货者,有无按合同规定给予罚款或没收违约金;短缺物资和不符合质量要求的物资是否根据不同情况及时组织索赔;
  (4)审查发票、货运单、验收单等原始资料上载明的价格是否与价格申报单、采购计划、采购合同一致,价格的变动是否经过核准;运费是否符合确定的价格标准;
  (5)是否在物资采购申请单、验收单、供货商发票等核对无误的基础上出具付款申请单,财会部门是否是对所有单据进一步审核后编制记账凭证,登记付款凭单登记簿或应付账款明细账,确认负债;
  (6)付款是否符合资金结算制度的要求;付款是否在会计人员审核的基础上,经过授权人审批;是否按确定的付款方式付给指定的收款人;核实付款金额和收款人是否正确;有无使用空白支票;已付货款是否在发票上加盖“付讫”戳记等;
  (7)预付账款是否经过申请、审批;收到采购物资后,是否根据供应商发票及时冲减预付账款;是否与供货商定期对账;
  (8)是否定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表;是否每月计算主要业绩指标据以监控应付账款状况;采用分析性复核方法,通过比较本期与上期各应付账款明细账户余额、相关比率和相关费用账户金额,确定应付账款有无异常变动。
  5、物资采购经费管理
  (1)专项采购经费是否实行专项管理,有无挪用;
  (2)有无长期未使用的采购经费,采购经费预算是否合理;
  (3)是否由采购人员以外的人员定期与供货单位进行对账,核对采购及欠款情况;
  (4)物资采购的过程中对给予折扣的经营者,是否明示并如实入账,是否存在暗扣情况,收取的回扣收入是否纳入单位统一核算与管理。
  (四)物资采购的信息与沟通
  1、重大决策是否形成会议记录,会议记录是否完整;
  2、各项制度及签订的各项协议是否装订成册,是否根据情况变化及时进行修订,相关制度是否按规定公开;
  3、是否建立物质采购信息管理系统,信息录入流程是否清晰,是否投入充分的资源来支持对信息系统的开发和修改,修改是否得到授权,对有关信息的接触是否制订了限制规定;
  4、采购系统是否定期生成报告对报告信息与其它信息(比如财务信息等)存在的差异是否及时妥善处理,是否将调查结果向管理层提交,是否及时妥善处理管理层反馈意见;是否按规定程序进行信息公开;
  5、有无通畅的例外情况报告渠道,员工的反馈以及供货商的投诉渠道是否畅通,员工是否能在信息畅通的环境下有效履行职责。
  (五)物资采购的监督
  1、是否建立适当管理程序保证物资采购控制的运行;是否定期或不定期评估运行效果;并对运行的效果进行评估;评估的内容是否全面、充分并突出重点,评估的目标是否着眼于内容控制体系的健全、有效;
  2、是否根据评估结果对相关内容加以改进,并对改进的内容进一步评估,在评估的基础上进一步改进,形成一种良性循环机制;
  3、是否对相关部门的检查处理意见及时落实到位;
  4、是否对建立物质采购流程持续监督机制,是否定期向管理层汇报监督情况,是否定期对监督机制进行评估更新;采购程序稽核和监督人员是否独立。
  第五十一条 物资采购内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关人员、审阅物资采购档案、审查物资采购经费收支会计资料、研究分析物资采购管理制度、对物资采购流程进行穿行测试等方法对内部控制进行了解和测试。
  第五十二条 通过对物资采购内部控制的了解、记录和对物资采购内部控制的多项测试后,审计人员应在审计报告中对物资采购内部控制设计的健全性和是否有效运行作出评价,说明内部控制薄弱环节及风险因素,并提出改进措施。